Besides mapping your costs, you should also do the same with your revenue. For a public event or conference, this means estimating ticket, beverage, and food sales, as well as including sponsorship income.
By comparing all costs and revenues, you can immediately map out your event's return and know exactly how many participants your event will break even with (costs = revenues), how much profit you'll make, or whether you'll be warned about potential losses.
Enter all the figures into the free eventplanner.net business case software so you can create simulations of what happens if, for example, there's a 10% drop in attendance. This means lower revenue, but also that some variable costs will decrease. This allows you to develop worst-case and best-case scenarios.
Cash flow
In addition to your budget, plan your incoming and outgoing payments (cash flow). Specify precisely when you expect income and when you need to pay suppliers (advance, balance, etc.). It's crucial that your cash flow remains positive at all times so you can meet your payment obligations. Visualizing your cash flow helps you identify problems early, allowing you to (re)negotiate payment terms or secure a temporary loan. Many events require significant upfront costs, long before any revenue flows back from ticket sales.
Creative business models
If you're organizing an event for your company, you'll likely be paying for everything yourself. If you're organizing a conference or festival, selling tickets is the obvious choice. However, there are plenty of other event business models available. To inspire you, here are a few that can save your budget:
Crowdfunding
Crowdfunding is a low-threshold financing system in which a large group of people (= crowd) invests online in innovative projects
that are relevant to them. Public events are increasingly embracing this approach. As a visitor, you get a refund if insufficient funds are raised to carry out the event. As an organizer, you only invest time and energy in the organization when you're certain there will be enough attendees and you avoid cash flow problems. Great, isn't it?
Membership
Find a common thread between your events and establish an organization that interested parties can join. Charge a membership fee and commit yourself
Organize your own events for free. Combine this with external sponsorships and you're good to go.
Mix
Can't completely abandon ticket sales? Combine free and paid events. Free events are usually an excellent way to do that.
to promote your extended events. Use social media to create engagement and to spread the word about the impact of your free events.
to transfer paid editions.
Sell extras
Being able to wander around the VIP area is always cool… People are happy to pay extra for extras, sometimes even ridiculously high prices. Especially for a meet-and-greet with their idol (discuss this with the artists and speakers you book). This way, you won't deny anyone access and can offer premium prices to those willing to pay. Companies also like to invite their business contacts to events as VIPs. Offer them special VIP packages with a dedicated bar or reception area.
Content creation
Crowdsourcing, where the public contributes to the organization of an event, has become a reality. Use this collective power to gather unique content and shared knowledge. Combine this with the latest technologies and sell the content in video, audio, or text formats.
Franchising
Why not franchise your event concept? There might be interest from abroad. Take TEDx, for example, which is
franchising is organised all over the world.
Merchandising
Anything gnome Plop can do should also work for an event... Right? Why not have some merchandise made and sold for your event? Cool T-shirts, gadgets, ...
Discover the eventplanner.net event planning software
Dutch
Naast het in kaart brengen van je kosten doe je precies hetzelfde met de opbrengsten. Voor een publieksevenement of een congres houdt dat in dat je de ticket-, drank- en foodverkoop inschat, maar ook de sponsorinkomsten moet je meetellen.
Door alle kosten naast de opbrengsten te zetten, heb je de return van je evenement meteen in kaart en weet je precies vanaf hoeveel deelnemers je event ‘break-even’ (kosten = opbrengsten) is, hoeveel winst je maakt of ben je gewaarschuwd voor verliezen.
Zet alle cijfers in de gratis eventplanner.net business case software zodat je simulaties kunt maken van wat er gebeurt als er bijvoorbeeld 10% minder bezoekers komen opdagen. Dat betekent dat je minder inkomsten hebt, maar ook dat sommige variabele kostenposten zullen afnemen. Zo kun je worstcase- en bestcasescenario’s uitwerken.
Cashflow
Plan naast je budget ook de inkomende en uitgaande betalingen (cashflow). Je geeft nauwkeurig aan wanneer je inkomsten verwacht en wanneer je leveranciers dient te betalen (voorschot, saldo, …). Belangrijk is dat de kasstroom op elk moment positief blijft, zodat je je betalingsverplichtingen kunt nakomen. De cashflow visualiseren helpt je tijdig problemen op te sporen zodat je over betalingstermijnen kunt (her)onderhandelen of een tijdelijke lening kunt afsluiten. Bij heel wat evenementen moeten er immers veel kosten op voorhand gemaakt worden, nog lang voor er inkomsten uit je ticketverkoop terugvloeien.
Creatieve businessmodellen
Als je een evenement voor je bedrijf organiseert, dan betaal je alles wellicht zelf. Organiseer je een congres of festival, dan ligt het voor de hand dat je tickets verkoopt. Toch zijn er nog tal van andere businessmodellen voor evenementen mogelijk. Om je te inspireren, noem ik er hier enkele die je budget kunnen redden:
Crowdfunding
Crowdfunding is een laagdrempelig financieringssysteem waarbij een grote groep mensen (= crowd) online investeert in innovatieve projecten
die voor hen relevant zijn. Steeds vaker springen publieksevenementen op deze kar. Als bezoeker krijg je je geld terug als er onvoldoende middelen zijn opgehaald om het evenement door te kunnen laten gaan. Als organisator steek je pas tijd en energie in de organisatie op het moment dat je er zeker van bent dat er genoeg bezoekers zullen zijn en voorkom je cashflowproblemen. Mooi toch!
Membership
Zoek een rode draad tussen je evenementen en richt een organisatie op waar geïnteresseerden lid van kunnen worden. Vraag lidgeld en zet je
evenementen zelf gratis op. Combineer dit met externe sponsoring en je bent vertrokken.
Mix
Je kunt het verkopen van tickets niet volledig loslaten? Combineer gratis en betalend. Gratis evenementen zijn meestal een uitstekende manier
om je uitgebreide evenementen te promoten. Gebruik social media om betrokkenheid te creëren en om het effect van je gratis events naar je
betalende edities over te brengen.
Verkoop extra's
In de vipzone kunnen rondlopen is altijd cool … Mensen willen voor extraatjes graag bijbetalen, soms zelfs belachelijk hoge prijzen. Zeker voor een meet-and-greet met hun idool (bespreek dit met de artiesten en sprekers die je boekt). Op die manier weiger je niemand de toegang en kun je premiumprijzen hanteren voor degenen die ervoor willen betalen. Ook bedrijven nodigen hun relaties graag als vip uit voor evenementen. Voorzie voor hen speciale vippackages met een eigen bar of ontvangstruimte voor het bedrijf.
Content creatie
Crowdsourcing, waarbij het publiek bijdraagt aan de organisatie van een event, is de realiteit geworden. Gebruik de collectieve kracht om unieke content en gedeelde kennis te verzamelen. Combineer deze met de nieuwste technologieën en verkoop de content in video-, audio- of tekstformaat.
Franchising
Waarom het concept van je event niet eens franchisen? Misschien is er wel interesse vanuit het buitenland. Kijk bijvoorbeeld naar TEDx, dat via
franchising overal ter wereld wordt georganiseerd.
Merchandising
Wat kabouter Plop kan, moet voor een event ook lukken … Niet? Waarom geen merchandising van je evenement laten maken en verkopen? Coole T-shirts, gadgets, ...
Ontdek de eventplanner.net eventplanning software
More about this topic and lots of other tips about organising events can be found in the book EVENTS.
Order now
