The 5 reasons for a hybrid event
Many of our customers are currently opting for the hybrid organization of meetings and events. They assume the largest possible physical attendance, but also offer the option of allowing people to participate online. Savvy Congress offers seamless collaboration between participants online and in person during a meeting or congress, both with weighted votes and with presentations and discussions. Besides the sustainable aspect, which we discussed in our previous blog, there are even more advantages.
1. SAFETY
Fewer travel movements and fewer people physically present at one location offers more safety for your employees. People can participate online if they have health problems and they do not pose any danger to the other participants. You are also optimally prepared for any future government regulations.
2. EFFICIENCY
Due to the lack of travel time, it takes people less time to participate and the barrier to participate is lower. An event such as a conference or meeting takes less time away from the regular work of your employees. This provides a more efficient time management and more productivity in your team.
3. COST SAVING
Travel costs are a substantial part of costs at events. Online participants of a conference or meeting do not have to travel or stay overnight. This offers you as an organization considerable cost savings on plane or train tickets, hotel stays and car costs.
4. INCREASING TARGET AUDIENCE
The time and effort it takes to participate in the event is much less. This makes it interesting for a larger target group to participate. This increases the attention and participation, so that you increase your target group. Your conference or meeting will therefore have more impact on a larger group of people.
4. HIGHER TURNOVER
The ticket sale of an event is often based only on a physical participation. But what if you can charge a smaller amount for the online participation of the event. You not only increase the number of participants, but also your turnover on the total event.
nl
Op dit moment kiezen veel van onze klanten voor het hybride organiseren van vergaderingen en evenementen. Hierbij gaan zij uit van een zo groot mogelijke fysieke opkomst, maar bieden daarnaast de mogelijkheid om mensen ook online te laten participeren. Savvy Congress biedt een naadloze samenwerking tussen participanten online en fysiek tijdens een vergadering of congres, zowel met gewogen stemmingen als met presentaties en besprekingen. Naast het duurzame aspect, die wij in onze vorige blog hebben besproken, zijn nog meer voordelen.
1. VEILIGHEID
Minder reisbewegingen en minder mensen fysiek aanwezig op één locatie biedt meer veiligheid voor uw medewerkers. Mensen kunnen bij gezondheidsklachten online participeren en vormen geen gevaar voor de overige deelnemers. Tevens bent u optimaal voorbereid op eventuele toekomstige regelgevingen vanuit de overheid.
2. EFFICIËNTIE
Door het ontbreken van reistijd kost het mensen minder tijd om te participeren en is de drempel lager om deel te nemen. Een evenement zoals een congres of vergadering neemt hierdoor minder tijd weg van de reguliere werkzaamheden van uw medewerkers. Dit biedt een efficiëntere tijdsindeling en meer productiviteit in uw team.
3. KOSTENBESPARING
Reiskosten vormen een substantieel deel van kosten bij evenementen. Online deelnemers van een congres of vergadering hoeven niet te reizen of te overnachten. Dit biedt u als organisatie een flinke kostenbesparing op vlieg- of treintickets, hotelovernachtingen en autokosten.
4. VERGROTEN VAN DE DOELGROEP
De tijd en moeite die het kost om te participeren aan het evenement is veel minder. Hierdoor wordt het voor een grotere doelgroep interessant op deel te nemen. De aandacht en participatie is hiermee groter waardoor je je doelgroep vergroot. Je congres of vergaderen heeft hiermee meer impact op een grotere groep mensen.
4. HOGERE OMZET
De ticketverkoop van een evenement is vaak alleen gebaseerd om een fysieke deelname. Maar wat als u een kleiner bedrag kunt rekenen voor de online deelname van het evenement. U vergroot hiermee niet alleen het aantal deelnemers maar ook uw omzet op het totale evenement.
Als de besparing alleen autokosten betreft, dan kun je je afvragen of je inderdaad een kostenbesparing bereikt. Want bij online en hybride meetings is de voorbereidingstijd voor de facilitator langer. Bovendien zijn bij deze meetings meestal meerdere facilitators betrokken.